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辦公室作為企業一個重要部門，辦公室所承擔的管理工作是企業必須夯實的一項基礎性工作，也是企業整體運作過程中的重要環節。
傳統的辦公室管理工作主要承擔著上傳下達、辦公物品管理、檔案管理、制度實施過程中的監督以及其它事務辦理等工作，雖然不是企業的核心工作，但工作內容千頭萬緒，工作效果如何至關緊要。 從維護企業運作的穩定性和規章制度的嚴肅性的角度來看，“按章辦事”是辦公室工作的主要立足點，原則性極強，必須不偏不倚地執行企業高層管理意圖?；谵k公室工作的這一特點，辦公室工作人員的工作方式一般表現為變通性不強、靈活性不足，有時甚至會表現出靜態化乃至是機械化的特性。 然而，隨著企業管理水平的全面提高，辦公室管理工作的靜態化特征已經越來越不能適應現代化企業發展的需要。尤其是隨著企業規模的不斷擴大、各類事務的增多，企業在發展初級階段可以暫時將其忽略的很多問題，在這時都必須順次地被提上企業的工作日程上來，而在企業暫時還沒有或根本不準備增設新的部門的情況下，企業辦公室就成了一個緩沖地帶，無形中會被注入很多新的職能，比如執行企業文化、人力資源管理、成本核算等任務。為了適應企業發展階段性轉變的需要，企業辦公室必須慎重審視自己的新增職能，并在具體的管理活動中逐步走出靜態化管理的慣例，逐步向動態化管理的方向轉化。 企業醫院所實行的動態化管理模式，是一個涉及到醫療、護理、行政、后勤、管理等多個部門的繁雜工程，相比之下辦公室工作的動態化管理要單純一些，可簡單地分為“事后動態管理”和“事中動態管理”兩類。 所謂事后動態管理，可以理解為采用一定的方法或模型，經常性地對以往的留存下來的資料記錄進行梳理，找出隱含在這些資料中的規律性的東西，并為以后更好的管理提供一定的依據。例如在醫院的會議管理上，現在采取的管理方法是每周由各科室提出會議申請，然后做下記錄，以此合理的進行會議安排。這種管理手法如果僅僅是為了防止會議安排上的沖突，顯然達不到進行深度管理的目的——各科室所提出的會議申請十分必要，但所請外院專家時間上發生沖突——很顯然，這種監管手法的本身就存在問題，因為計劃缺少相對合理性，致使我們不知道究竟要安排哪個會議比較合適，無法進行精確控制，只能實行“半放任”式的模糊管理。不僅僅是會議管理，包括用車管理、用餐管理等，都或多或少地存在這樣的問題。 從動態管理的立場出發，對于任何一項經常性工作，辦公室必須進行這樣的一項安排，即把近幾個月來的工作排序出來，根據醫院的實際情況，對臨床科室是否有益及國家、企業的臨時性重要會議等情況結合起來看，合理的安排參會人員及會議地點。這樣一來，有效地避免以往辦公室管理工作中過多專注于“合法性”而忽視其“合理性”的弊端。 事后動態管理也對辦公室工作人員的傳統工作方法提出了質疑。在日常工作中，辦公室工作人員能夠對各種物品的發放進行詳細的登記，只能說明他是一位合格的辦公室工作人員。要成為優秀的辦公室工作人員，就要把日常的這些零碎的片斷式的資料和紀錄，以一種系統的形式而不是流水賬的形式，呈報給企業高層管理者，從而為他們進行成本控制和人力資源管理提供更有價值的信息資料。 所謂事中動態管理，是指辦公室在日常管理工作中，不僅僅是機械地履行嚴格監督的職能，還應在事態發展的過程當中，適時主動地介入到事件中去。 比如在考勤制度的執行上，現在實行的是劃卡機劃卡的做法，辦公室只能適時修改單項數據，對每天、每星期的考勤情況無法總覽。只有等到滿月之后，辦公室才能從劃卡機中調出所有員工的考勤記錄呈報給公司的財務部門，然后由財務部門從工資單上對員工該扣的扣、該罰的罰。 這種方法雖然能很好地促使員工嚴格遵守考勤紀律，但同時也應看到，嚴格的考勤制度是為了保證井然有序的工作秩序，只是手段，不是最終目的，但傳統的靜態式的考勤管理方法，顯然帶有很強的“秋后算總賬”的味道。 從動態管理的角度來看，一旦員工考勤情況出現異常，辦公室就應該立即介入進來，主動告知該員工，提醒他在接下來的考勤日內重視該問題。同時辦公室還應適時分析情況，可采用與之談心等方式，了解該員工近來是否過于疲憊，或是心境不佳，甚至是有不滿或對抗的情緒等。然而對癥下藥，或做其思想工作，或幫助其解決困難，在有必要的情況甚至可以調整自己的管理尺度。 動態化考勤制度的監管方法，不僅可以有效地避免制度執行上的“不教而誅”，還可以為員工緩解長期郁結在自己內心中的壓力找到一個出口，從而體現出企業文化“剛柔相濟”的特征。應該說，企業文化正是通過這些具體的能夠體現企業人文關懷的小事件，才能最終落到實處，溶入每一位員工的心底。 再譬如在車輛管理上，辦公室目前采用的是必須填寫派車單的方法對其實行管理，但派車單上有關車輛行駛里程等數據，則由駕駛員自己填寫、一月一報。這種靜態的管理方法顯然缺少事中監督，時間跨度過大，給當事人留下了過多的彈性空間。從動態監控的角度來看，較為合理的辦法是相關數據必須是在辦公室的監督下，由駕駛員和用車人共同填寫，一事一報或一天一報，從而有效的發揮出辦公室在適時監管過程中的作用。 可以預見，隨著企業規模的進一步擴大，企業文化重要性的日益凸現，辦公室管理工作的動態化程度越來越重要。 辦公室管理工作從靜態管理向動態管理轉變，不僅僅管理方法的轉變，更是一種觀念的轉變，要求辦公室工作人員必須培養動態式、系統化管理思想。而在從靜態管理向動態管理嬗變的過程中，辦公室的管理工作在一定時期內會為更加繁瑣，但只要完成了轉變，形成了機制，管理工作就會比原先更輕松、更有效。 西山煤電集團公司職工總醫院 張妍 |